Ce que fait un standard téléphonique IA — et ce qu’il ne fait pas
Un standard téléphonique IA n’est pas un robot qui décroche et parle à la place de votre équipe. Chez Heep, vos téléphones sonnent comme d’habitude : c’est seulement quand personne ne décroche que l’appel bascule vers votre ligne Heep. À cet instant, l’assistant écrit au client au lieu de le laisser tomber dans le vide.
La suite se joue à l’écrit, là où l’IA travaille le mieux. Le client explique ce qu’il voulait, Heep répond avec les informations de votre restaurant, propose des créneaux et peut réserver dans votre logiciel. L’appel manqué devient une conversation dont vous gardez la trace, et une table que vous n’avez pas perdue.
De l’appel manqué à la réservation
Le renvoi se règle une fois, chez votre opérateur. Sur un mobile, Heep vous montre un code standard, le même chez tous les opérateurs, prérempli avec votre numéro. Sur une box ou une ligne fixe, Heep vous dit quoi demander : la destination, la condition « sans réponse » et le délai. Un appel de test confirme ensuite que tout arrive.
| Étape | Ce qui se passe |
|---|---|
| Votre équipe décroche | Rien ne change : l’appel se passe normalement |
| Personne ne décroche | Votre opérateur renvoie l’appel vers votre ligne Heep |
| Heep écrit au client | Un message WhatsApp part avec le texte que vous avez choisi, ou un SMS si le numéro n’a pas WhatsApp |
| La conversation continue | Le client répond, l’IA répond avec votre mémoire et réserve si besoin |
Le premier message, écrit avec vos mots
Le texte qui part après un appel manqué vous appartient. Chaleureux, court, avec ou sans lien vers votre site : sur WhatsApp, il passe par un modèle approuvé par Meta, que Heep vous aide à préparer et à soumettre.
Une variante par langue part selon le numéro ; sans variante, le message principal est utilisé. Vous choisissez donc exactement ce que reçoit un client qui vous a appelé sans réussir à vous joindre.
WhatsApp d’abord, SMS en repli
Quand le client a WhatsApp, la conversation y est la plus simple : boutons de créneaux, réservation dans la foulée. Pour les autres, un SMS part à la place. Un numéro fixe ne reçoit rien, puisqu’il ne pourrait pas le lire.
Un appel manqué ne coûte rien. Le message envoyé est décompté en crédits : un en WhatsApp, deux en SMS.
Quand l’équipe peut répondre : l’app et la messagerie
Pour les appels que votre équipe peut prendre, Heep Phone fournit un numéro, fait sonner l’application sur les appareils de l’équipe et transcrit les messageries vocales. Le journal conserve chaque appel, décroché ou manqué, avec l’heure et le numéro de l’appelant.
Tout se retrouve dans la même conversation : l’appel, le message envoyé et la réponse du client. Une réclamation ou une demande délicate passe en « à traiter » et votre équipe est prévenue.
Une mise en place qui se vérifie
Le standard téléphonique se déploie en quatre gestes. Chacun se vérifie à l’écran, pour ne pas croire la ligne raccordée tant qu’un appel réel n’a pas été rattrapé.
- Composer le code de renvoi sur votre numéro, ou demander le renvoi « sans réponse » à votre opérateur.
- Choisir le message que Heep envoie après un appel manqué.
- Faire sonner votre numéro sans décrocher : l’écran confirme que l’appel est bien arrivé sur votre ligne Heep.
- Vérifier sur un appel réel que le message part et que la conversation s’ouvre.
Sources et informations utiles
Voir Heep avec votre restaurant. Une démo permet de vérifier vos canaux, votre logiciel de réservation et les demandes à confier à l’équipe. Demander une démo